Politica de confidențialitate Emigrare.md

Data ultimei actualizări: 3 august 2026

1. Dispoziții generale

Prezenta Politică de confidențialitate stabilește principiile de bază privind protecția informațiilor confidențiale și a datelor cu caracter personal aplicate de către EMG CONSULTING GROUP S.R.L., care își desfășoară activitatea sub denumirea comercială Emigrare.md, denumită în continuare „Compania”.

Compania respectă dreptul fiecărei persoane la viață privată și familială, la confidențialitatea corespondenței și la protecția datelor cu caracter personal.

Protecția informațiilor clienților reprezintă o parte importantă a activității Companiei și se aplică în toate etapele interacțiunii, de la prima solicitare și consultația preliminară până la încheierea contractului, prestarea serviciului și finalizarea colaborării.

Prezenta Politică se aplică clienților, potențialilor clienți, vizitatorilor site-ului, reprezentanților clienților, angajaților, contractanților, partenerilor de afaceri și altor persoane fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de Companie.

2. Informații despre Companie

Operatorul datelor cu caracter personal este:

EMG CONSULTING GROUP S.R.L. — Emigrare.md

Pagina web: https://emigrare.md/
Adresa de e-mail: support@emigrare.md
Adresa: Republica Moldova, municipiul Chișinău, str. Alexei Șciusev, 101
Telefon: +373 22 00 8888
Viber: +373 79 777 331

La datele de contact indicate pot fi transmise întrebări, solicitări și adresări referitoare la prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal.

3. Legislația aplicabilă

Până la data de 22 august 2026 inclusiv, Compania prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Legea Republicii Moldova nr. 133 din 8 iulie 2011 privind protecția datelor cu caracter personal.

Începând cu data de 23 august 2026, prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Legea Republicii Moldova nr. 195 din 25 iulie 2024 privind protecția datelor cu caracter personal.

În cazurile în care acesta este aplicabil activităților concrete ale Companiei, sunt luate în considerare și cerințele Regulamentului Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene 2016/679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, denumit în continuare „GDPR”.

Aplicabilitatea legislației unui alt stat este determinată de natura operațiunii concrete de prelucrare, locul desfășurării activității Companiei, localizarea persoanelor cărora le sunt oferite serviciile și de alte circumstanțe stabilite de lege.

Cetățenia clientului nu determină, prin ea însăși, aplicarea automată a legislației statului respectiv.

4. Scopul Politicii

Prezenta Politică are următoarele scopuri:

• explicarea modului în care Compania abordează protecția datelor cu caracter personal;

• stabilirea principiilor de bază privind prelucrarea informațiilor;

• stabilirea regulilor generale pentru angajații și contractanții Companiei;

• descrierea măsurilor aplicate pentru asigurarea confidențialității;

• informarea clienților despre drepturile lor;

• stabilirea modului de adresare în probleme ce țin de protecția datelor.

Informațiile detaliate despre categoriile de date prelucrate, scopurile, temeiurile juridice, destinatarii, termenele de păstrare și modul de exercitare a drepturilor sunt prezentate în documentul separat „Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal”, publicat pe site-ul Emigrare.md.

5. Domeniul de aplicare al Politicii

Prezenta Politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal:

• prin intermediul site-ului Emigrare.md;

• prin formularele de contact și chat-urile online;

• prin poșta electronică;

• în timpul convorbirilor telefonice;

• prin Viber și alte mijloace de comunicare utilizate de Companie;

• în cadrul consultațiilor;

• la încheierea și executarea contractelor;

• la primirea și prelucrarea documentelor;

• la reprezentarea intereselor clienților;

• în cadrul interacțiunii cu autorități publice, notari, traducători, consulate, arhive, servicii de curierat și alte organizații;

• la ținerea evidenței contabile și administrative;

• în activitatea angajaților și contractanților Companiei;

• la utilizarea sistemelor informaționale, sistemelor CRM, poștei electronice, serviciilor cloud și mijloacelor de comunicare.

Politica se aplică atât prelucrării automate, cât și celei neautomatizate, inclusiv documentelor pe suport de hârtie, fișierelor electronice, bazelor de date, corespondenței și altor sisteme de evidență.

6. Principiile de bază ale prelucrării datelor cu caracter personal

Compania prelucrează datele cu caracter personal în baza următoarelor principii.

6.1. Legalitate și echitate

Datele cu caracter personal sunt prelucrate numai în baza unui temei juridic și într-un mod care nu încalcă drepturile și interesele legitime ale persoanelor fizice.

6.2. Transparență

Compania urmărește să ofere informații clare și accesibile despre:

• datele care sunt colectate;

• scopurile în care acestea sunt utilizate;

• temeiul juridic al prelucrării;

• persoanele și organizațiile cărora le pot fi transmise datele;

• durata păstrării datelor;

• drepturile persoanei vizate.

6.3. Limitarea scopurilor

Datele cu caracter personal sunt colectate în scopuri concrete, determinate și legitime.

Compania nu utilizează datele într-un mod incompatibil cu scopul inițial al colectării, cu excepția cazurilor permise de legislație.

6.4. Minimizarea datelor

Compania solicită numai informațiile și documentele necesare pentru:

• examinarea solicitării;

• analiza situației clientului;

• încheierea și executarea contractului;

• prestarea serviciului comandat;

• îndeplinirea cerințelor legale;

• protejarea drepturilor și intereselor legitime ale părților.

Compania solicită clienților să nu transmită documente și informații care nu au legătură cu serviciul solicitat.

6.5. Exactitatea datelor

Compania adoptă măsuri rezonabile pentru menținerea datelor cu caracter personal într-o formă exactă și actualizată.

Clientului i se recomandă să informeze în timp util Compania despre modificarea datelor de contact, a datelor din pașaport și a altor informații relevante pentru prestarea serviciului.

6.6. Limitarea termenului de păstrare

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai pe perioada necesară realizării scopurilor prelucrării, executării contractului, îndeplinirii obligațiilor legale și protejării drepturilor Companiei sau ale clientului.

După realizarea scopurilor respective, datele sunt șterse, distruse, depersonalizate sau arhivate, dacă păstrarea lor în continuare este prevăzută de legislație.

6.7. Confidențialitate și securitate

Compania adoptă măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor împotriva:

• pierderii;

• distrugerii;

• modificării;

• copierii;

• accesului neautorizat;

• transmiterii ilegale;

• utilizării necorespunzătoare;

• altor încălcări ale securității.

6.8. Responsabilitate

Compania este responsabilă pentru organizarea prelucrării datelor cu caracter personal și adoptă măsuri pentru a demonstra respectarea legislației aplicabile.

7. Categoriile de date cu caracter personal care pot fi prelucrate

În funcție de solicitare și de serviciul comandat, Compania poate prelucra:

• numele, prenumele și patronimicul;

• data și locul nașterii;

• cetățenia;

• adresa de domiciliu și adresa de înregistrare;

• numărul de telefon;

• adresa de e-mail;

• datele pașaportului și ale actului de identitate;

• IDNP-ul și alte numere de identificare;

• informații despre starea civilă;

• datele actelor de stare civilă;

• informații despre părinți, copii, soți și alte rude;

• informații despre cetățenie și statutul migrațional;

• datele vizelor, autorizațiilor și permiselor de ședere;

• documente privind studiile, activitatea profesională, domiciliul și serviciul militar;

• fotografii și copii ale documentelor;

• procuri;

• informații despre plăți și contractele încheiate;

• conținutul corespondenței și al solicitărilor;

• date tehnice privind utilizarea site-ului;

• alte informații necesare pentru prestarea unui anumit serviciu.

La prestarea anumitor servicii, Compania poate primi date care necesită un nivel sporit de protecție, inclusiv informații despre condamnări penale, starea de sănătate, situația familială și alte circumstanțe relevante din punct de vedere juridic.

Astfel de date sunt prelucrate numai dacă există un temei juridic corespunzător și numai în volumul necesar pentru prestarea serviciului.

8. Sursele de obținere a datelor

Compania poate obține datele cu caracter personal:

• direct de la client;

• de la reprezentantul clientului;

• de la persoana care acționează în baza unei procuri;

• din documentele furnizate;

• din corespondență și convorbiri telefonice;

• prin formularele și chat-urile site-ului;

• de la autorități și instituții publice;

• de la arhive, notari, traducători și consulate;

• de la parteneri și prestatori implicați în prestarea serviciului;

• din surse oficiale accesibile în mod legal.

Dacă un client furnizează datele unei alte persoane fizice, acesta confirmă că dispune de un temei legal pentru transmiterea datelor și, atunci când este necesar, că a informat persoana respectivă.

9. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

Compania poate prelucra datele cu caracter personal pentru:

• examinarea și soluționarea solicitărilor;

• stabilirea legăturii cu solicitantul;

• organizarea unei consultații;

• analiza preliminară a situației;

• verificarea documentelor;

• determinarea unui posibil temei juridic;

• pregătirea unei liste individuale de documente;

• încheierea și executarea contractului;

• prestarea serviciilor juridice, de consultanță și documentare;

• reprezentarea intereselor clientului;

• depunerea cererilor și solicitărilor;

• obținerea, traducerea, autentificarea și transmiterea documentelor;

• interacțiunea cu autoritățile și organizațiile competente;

• efectuarea plăților și ținerea evidenței contabile;

• examinarea reclamațiilor;

• soluționarea litigiilor;

• îndeplinirea obligațiilor legale;

• asigurarea securității site-ului și a sistemelor informaționale;

• îmbunătățirea calității deservirii;

• realizarea analizelor statistice, atunci când există consimțământul necesar;

• transmiterea mesajelor publicitare, dacă există un temei juridic separat.

10. Temeiurile juridice ale prelucrării

Compania nu utilizează consimțământul drept unic temei posibil pentru toate operațiunile de prelucrare.

În funcție de situație, prelucrarea poate fi efectuată în baza:

• consimțământului persoanei vizate;

• necesității efectuării unor demersuri înainte de încheierea contractului;

• încheierii și executării contractului;

• îndeplinirii unei obligații legale;

• interesului legitim al Companiei sau al unui terț;

• protejării intereselor vitale ale unei persoane;

• constatării, exercitării sau apărării unor drepturi în justiție;

• altor temeiuri prevăzute de legislație.

Dacă prelucrarea este efectuată în baza consimțământului, persoana vizată îl poate retrage în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior și nu obligă Compania să șteargă datele pe care este obligată sau are dreptul să le păstreze în baza unui alt temei legal.

11. Confidențialitatea datelor

Angajații, reprezentanții și contractanții Companiei sunt obligați să respecte confidențialitatea datelor cu caracter personal la care au acces.

Accesul la informații este acordat numai persoanelor pentru care acesta este necesar în scopul îndeplinirii obligațiilor de serviciu, profesionale sau contractuale.

Persoanele care au acces la datele cu caracter personal nu au dreptul:

• să le utilizeze în scopuri personale;

• să le transmită persoanelor neautorizate;

• să copieze documentele fără necesitate de serviciu;

• să păstreze documentele pe suporturi neautorizate;

• să divulge conținutul solicitărilor și contractelor;

• să utilizeze datele după încetarea atribuțiilor lor.

Obligația de confidențialitate continuă să se aplice și după încetarea raporturilor de muncă, contractuale sau de parteneriat.

12. Transmiterea datelor cu caracter personal

Compania nu vinde datele cu caracter personal ale clienților și nu le transmite persoanelor străine în scopuri care nu au legătură cu prestarea serviciilor sau îndeplinirea cerințelor legale.

Cu toate acestea, datele cu caracter personal pot fi transmise:

• angajaților și reprezentanților Companiei;

• avocaților și consultanților juridici;

• notarilor;

• traducătorilor;

• autorităților publice;

• autorităților din domeniul migrației și instituțiilor consulare;

• arhivelor;

• misiunilor diplomatice;

• instanțelor de judecată și organelor de drept;

• băncilor și prestatorilor de servicii de plată;

• serviciilor poștale și de curierat;

• furnizorilor de servicii de găzduire și poștă electronică;

• furnizorilor de sisteme CRM, telefonie și servicii cloud;

• contractanților tehnici;

• altor organizații a căror participare este necesară pentru prestarea serviciului comandat.

Datele sunt transmise numai în volumul necesar realizării scopului respectiv.

Compania urmărește să colaboreze cu furnizori care asigură un nivel corespunzător de securitate și confidențialitate.

13. Transferul internațional al datelor

Natura serviciilor Emigrare.md poate presupune interacțiunea cu autorități publice, consulate, arhive, traducători, parteneri și alte organizații aflate în afara Republicii Moldova.

De asemenea, anumiți furnizori de poștă electronică, aplicații de mesagerie, servicii cloud, sisteme analitice și soluții tehnice pot prelucra informațiile în afara Republicii Moldova.

În cazul transferurilor internaționale, Compania adoptă măsurile de protecție prevăzute de legislație și limitează volumul datelor transmise la ceea ce este necesar pentru prestarea serviciului respectiv.

Transferul internațional poate avea loc și atunci când acesta este necesar:

• pentru executarea contractului cu clientul;

• pentru îndeplinirea solicitării clientului;

• pentru perfectarea documentelor în străinătate;

• pentru interacțiunea cu o autoritate publică străină;

• pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție;

• în baza unui alt temei prevăzut de legislație.

14. Utilizarea site-ului și a fișierelor cookie

Site-ul Emigrare.md poate utiliza fișiere cookie strict necesare pentru:

• afișarea corectă a paginilor;

• păstrarea setărilor selectate;

• protejarea site-ului;

• funcționarea formularelor;

• prevenirea utilizării abuzive;

• menținerea sesiunii utilizatorului.

Fișierele cookie analitice, funcționale și publicitare sunt utilizate ținând cont de opțiunea utilizatorului, exprimată prin mecanismul de gestionare a fișierelor cookie disponibil pe site.

Până la obținerea consimțământului, fișierele cookie care nu sunt strict necesare și tehnologiile aferente acestora nu trebuie utilizate, dacă încărcarea lor prealabilă nu este permisă de legislația aplicabilă.

Utilizatorul își poate modifica opțiunea sau își poate retrage consimțământul acordat anterior.

Informațiile detaliate sunt prezentate într-o Politică separată privind utilizarea fișierelor cookie.

15. Securitatea datelor cu caracter personal

Compania adoptă măsuri de securitate ținând cont de:

• natura datelor prelucrate;

• volumul prelucrării;

• tehnologiile utilizate;

• probabilitatea apariției amenințărilor;

• posibilele consecințe ale unei încălcări;

• costul și disponibilitatea măsurilor de protecție.

Aceste măsuri pot include:

• conturi individuale pentru angajați;

• delimitarea drepturilor de acces;

• utilizarea parolelor complexe;

• autentificarea multifactorială;

• protecția antivirus;

• actualizarea periodică a programelor informatice;

• efectuarea copiilor de rezervă;

• transmiterea protejată a documentelor;

• controlul accesului la arhivele fizice;

• instrucțiuni interne;

• instruirea angajaților;

• obligații de confidențialitate;

• retragerea accesului după încetarea activității;

• înregistrarea acțiunilor în sistemele informaționale;

• măsuri de reacție la incidentele de securitate.

Nicio metodă de transmitere sau păstrare a informațiilor nu poate garanta o protecție absolută. Totuși, Compania aplică măsuri rezonabile și proporționale pentru reducerea riscurilor.

16. Încălcarea securității datelor cu caracter personal

O încălcare a securității datelor poate consta în:

• pierderea documentelor;

• transmiterea datelor către un destinatar greșit;

• accesul neautorizat;

• compromiterea unui sistem informațional;

• scurgerea unei baze de date;

• infectarea cu programe malițioase;

• furtul echipamentului;

• copierea ilegală;

• ștergerea sau modificarea accidentală a datelor.

În cazul identificării unei posibile încălcări, Compania:

• adoptă măsuri pentru limitarea consecințelor;

• stabilește circumstanțele incidentului;

• evaluează riscurile pentru persoanele fizice;

• restabilește securitatea sistemelor;

• documentează incidentul;

• notifică autoritatea de supraveghere competentă, dacă legislația impune acest lucru;

• informează persoanele afectate, dacă încălcarea poate genera un risc ridicat pentru drepturile și libertățile acestora.

Angajații și contractanții sunt obligați să informeze imediat persoanele responsabile din cadrul Companiei despre orice încălcare cunoscută sau presupusă a securității.

17. Termenele de păstrare

Compania nu stabilește un termen nelimitat de păstrare a datelor cu caracter personal.

Termenul de păstrare este determinat ținând cont de:

• scopul prelucrării;

• termenul de prestare a serviciului;

• durata contractului;

• cerințele legislației contabile și fiscale;

• termenele de prescripție;

• necesitatea protejării drepturilor părților;

• cerințele autorităților publice;

• termenul tehnic de păstrare a copiilor de rezervă.

Datele pot fi păstrate pentru o perioadă mai lungă decât termenul inițial dacă:

• acest lucru este prevăzut de lege;

• există un litigiu nefinalizat;

• a fost depusă o reclamație;

• este desfășurat un control;

• este necesară protejarea drepturilor legitime ale Companiei sau ale clientului.

După expirarea termenului de păstrare, datele sunt șterse, distruse, depersonalizate sau transferate în regim de arhivă, dacă acest lucru este permis de legislație.

18. Drepturile persoanelor fizice

În cazurile prevăzute de legislație, persoana fizică are dreptul:

• să afle dacă datele sale sunt prelucrate;

• să primească informații despre scopurile și condițiile prelucrării;

• să obțină acces la datele sale;

• să obțină o copie a datelor;

• să solicite rectificarea informațiilor inexacte;

• să solicite completarea datelor incomplete;

• să solicite ștergerea datelor;

• să solicite restricționarea prelucrării;

• să se opună prelucrării;

• să se opună, fără a prezenta motive, marketingului direct;

• să își retragă consimțământul;

• să obțină informații despre destinatarii datelor;

• să beneficieze de dreptul la portabilitatea datelor, atunci când acesta este aplicabil;

• să nu fie supusă unor decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, atunci când aceste decizii produc efecte juridice sau alte efecte semnificative;

• să depună o plângere la autoritatea de supraveghere;

• să se adreseze instanței pentru protejarea drepturilor sale.

Drepturile menționate nu sunt absolute. În anumite cazuri, Compania poate continua prelucrarea dacă aceasta este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale, executarea contractului sau apărarea unor drepturi în justiție.

19. Modul de exercitare a drepturilor

Solicitările referitoare la datele cu caracter personal pot fi transmise:

• prin e-mail: support@emigrare.md;

• prin poștă, la adresa: Republica Moldova, municipiul Chișinău, str. Alexei Șciusev, 101;

• prin telefon: +373 22 00 8888;

• prin Viber: +373 79 777 331.

În solicitare se recomandă să fie indicate:

• numele și prenumele;

• datele de contact;

• conținutul cererii;

• informațiile referitoare la contract sau solicitare;

• modalitatea preferată de primire a răspunsului.

Pentru prevenirea divulgării datelor către o persoană neautorizată, Compania poate solicita informații necesare pentru confirmarea identității solicitantului.

Solicitările sunt examinate fără întârzieri nejustificate și în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

20. Mesaje publicitare și informative

Prestarea unui serviciu nu este condiționată de acordarea consimțământului pentru primirea mesajelor publicitare, dacă acestea nu reprezintă o parte necesară a serviciului respectiv.

Consimțământul pentru marketing trebuie să fie:

• voluntar;

• separat;

• informat;

• specific;

• exprimat printr-o acțiune activă.

Căsuțele bifate în prealabil nu reprezintă o modalitate corespunzătoare de obținere a consimțământului.

Persoana poate refuza în orice moment primirea publicității:

• prin intermediul linkului de dezabonare;

• printr-un mesaj de răspuns;

• prin transmiterea unei solicitări la support@emigrare.md.

După refuzarea publicității, Compania poate continua să transmită mesaje necesare pentru executarea unui contract în vigoare, notificări despre stadiul serviciului și alte informații cu relevanță juridică.

21. Prelucrarea datelor minorilor

Dacă serviciul are legătură cu un minor, datele acestuia pot fi furnizate de către părinte, tutore, reprezentant legal sau o altă persoană care dispune de împuternicirile necesare.

Compania are dreptul să solicite documentele care confirmă împuternicirile reprezentantului.

Compania nu utilizează datele minorilor pentru profilare publicitară și nu solicită informații care nu au legătură cu prestarea serviciului respectiv.

22. Site-uri și servicii terțe

Site-ul poate conține:

• linkuri către site-uri terțe;

• hărți integrate;

• materiale video;

• module ale aplicațiilor de mesagerie;

• formulare de plată;

• alte elemente externe.

La accesarea unei resurse externe, prelucrarea datelor poate fi efectuată de proprietarul serviciului respectiv în baza propriei politici de confidențialitate.

Compania recomandă consultarea condițiilor de confidențialitate ale resursei externe înainte de transmiterea datelor cu caracter personal.

23. Obligațiile angajaților și contractanților

Toate persoanele care participă la prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Companiei sunt obligate:

• să respecte legislația;

• să respecte instrucțiunile interne;

• să utilizeze datele numai în scopuri de serviciu;

• să nu divulge informațiile persoanelor neautorizate;

• să asigure păstrarea documentelor;

• să nu transmită parolele altor persoane;

• să informeze imediat despre incidente;

• să șteargă sau să restituie informațiile după încetarea împuternicirilor;

• să participe la instruirile necesare.

Încălcarea regulilor de confidențialitate poate atrage răspundere disciplinară, contractuală, contravențională sau de altă natură, conform legislației.

24. Modificarea Politicii

Compania are dreptul să actualizeze prezenta Politică în legătură cu:

• modificarea legislației;

• modificarea structurii Companiei;

• introducerea unor servicii noi;

• conectarea unor sisteme informaționale noi;

• modificarea metodelor de prelucrare a datelor;

• cerințele autorităților de supraveghere;

• necesitatea îmbunătățirii măsurilor de securitate.

Versiunea actualizată este publicată pe site-ul Emigrare.md.

Data ultimei actualizări este indicată la începutul documentului.

Modificările importante pot fi comunicate suplimentar clienților prin e-mail, prin intermediul site-ului sau printr-un alt mijloc disponibil.

Dacă pentru un nou scop de prelucrare este necesar un consimțământ separat, Compania îl obține înainte de începerea prelucrării respective.

25. Raportul cu alte documente

Prezenta Politică stabilește principiile generale privind confidențialitatea și protecția datelor în activitatea Emigrare.md.

Condițiile detaliate privind prelucrarea datelor vizitatorilor și clienților sunt prevăzute în:

• Acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal;

• Politica privind utilizarea fișierelor cookie;

• textele consimțămintelor amplasate lângă formularele site-ului;

• contractele încheiate cu clienții;

• notificările speciale oferite pentru anumite servicii.

În cazul unor neconcordanțe între documente, se aplică prevederile legislației și ale documentului special care reglementează operațiunea concretă de prelucrare.

26. Date de contact

Toate întrebările privind prezenta Politică, prelucrarea datelor, confidențialitatea sau exercitarea drepturilor pot fi transmise la următoarele date de contact:

EMG CONSULTING GROUP S.R.L. — Emigrare.md

Adresa de e-mail: support@emigrare.md
Adresa: Republica Moldova, municipiul Chișinău, str. Alexei Șciusev, 101
Telefon: +373 22 00 8888
Viber: +373 79 777 331